Bardzo często mówi się, że dobrze wykonywana praca biurowa, jest niewidoczna dla pozostałych pracowników firmy. Współczesne sekretarki, czy jak się coraz częściej mówi asystentki, już dawno przestały jedynie odbierać telefony i umawiać spotkania. Jakie cechy powinien mieć idealny pracownik biurowy i dlaczego znalezienie go przysparza pracodawcom tyle trudności?

Kwalifikacje

Zacznijmy od kompetencji twardych, a więc tych umiejętności, które wydają się niezbędne w każdej pracy biurowej. Należą do nich: biegła obsługa programów komputerowych, przede wszystkim Word i Excel. Komputer jest głównym narzędziem pracy osoby zatrudnionej na stanowisku asystenckim, dlatego nawet kandydaci, którzy mają doświadczenie w pracy z pakietem MS Office, powinni ukończyć specjalistyczny kurs excel lub word, aby w pełni wykorzystywać możliwości, jakie dają te programy.

Kolejną rzeczą, braną pod uwagę w procesie rekrutacji, jest obsługa urządzeń biurowych  oraz znajomość języków obcych. Zwłaszcza firmy międzynarodowe wymagają, aby osoby pracujące na stanowiskach asystenckich mówiły biegle przynajmniej w dwóch obcych językach.

Cechy osobowości

Drugim czynnikiem, decydującym o podjęciu pracy asystenckiej, są tzw. kompetencje miękkie, a wiec cechy charakteru, jakimi wykazuje się kandydat. Pracownik biurowy powinien być przede wszystkim komunikatywny i doskonale zorganizowany. Sekretariat jest „sercem” każdej firmy. To miejsce, w którym panuje ruch, zgiełk i nieustannie dzwonią telefony. Asystentka musi koordynować pracę różnych działów, udzielać pomocy, dostarczać informacji, a jednocześnie zachować kompetencje i spokój, zwłaszcza podczas rozmów z trudnymi klientami. Pamiętajmy, że dobra asystentka jest niezbędna w sytuacjach kryzysowych, kiedy należy zrobić coś „na wczoraj” – wysłać maila lub wykonać telefon. Dodatkowo, osoby pracujące w biurze, powinny stale poszerzać swoją wiedzę. Kurs excel, szkolenie z asertywności lub komunikacji niewerbalnej, to tylko niektóre przykłady zdobywania kolejnych umiejętności.

Powyższy zbiór cech pokazuje, dlaczego znalezienie dobrej asystentki bywa tak trudnym zadaniem. Wysokie wymagania, zarówno pod względem kwalifikacji, jak również cech charakteru, powodują, że nie jest to tak łatwa praca, jak mogłoby się wydawać.